Politique de protection des renseignements personnels

L’Institut F accorde une importance primordiale à la préservation de la confidentialité des renseignements personnels. Cette politique sur la protection des renseignements personnels explicite la manière dont notre organisation collecte, utilise et divulgue les données personnelles que vous pourriez nous fournir lors de votre utilisation du site, de nos produits et services, englobant les outils électroniques, applications, forums, pages d’inscription aux activités, publications, bulletins, annonces électroniques, inscriptions aux concours, achats de billets de tirage au sort et dons en ligne ou par voie postale (désignés collectivement comme les « Services »).

Cette politique, intégrée aux Conditions d’utilisation décrivant les règles que vous acceptez en utilisant nos Services, régit la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, sans exception. En utilisant nos Services, vous confirmez avoir pris connaissance et compris cette politique sur la protection des renseignements personnels, et vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément à ces directives. Si vous n’acceptez pas cette politique, nous vous prions de ne pas utiliser nos Services ni de fournir de renseignements personnels.

Cette politique a pour objectif de faciliter votre compréhension du processus de collecte et d’utilisation des renseignements personnels que vous partagez avec nous.

Qu’est-ce que les renseignements personnels ?

« Renseignements personnels » (RP) : désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. Il peut s’agir notamment, mais sans s’y limiter, du nom prénom, date de naissance, adresse postale, adresse courriel, information sur l’état de santé, information sur le statut civil, etc. Les catégories de renseignements personnels visées sont les suivantes :

  • Renseignements de santé
  • Renseignements financiers
  • Renseignements relatifs au travail
  • Renseignements scolaire et relatifs à la formation
  • Renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale
  • Renseignements d’identification

Collecte des renseignements personnels

L’Institut F peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • vous fournir nos services;
  • gérer notre relation avec vous et la prestation de notre service à la clientèle;
  • vous identifier dans notre système;
  • gérer notre organisme et ses activités;
  • répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire du site, par courriel ou par téléphone;
  • vous contacter à des fins de collecte de fonds;
  • faciliter et traiter votre inscription à certaines formations, événements et autres activités;
  • vous authentifier lorsque vous vous connectez à votre compte;
  • communiquer avec vous par courriel au sujet de notre mission ou nos programmes et événements;
  • vous donner accès à groupes de discussion de l’institut f auxquelles vous souhaitez accéder ou sur lesquelles vous avez affiché des renseignements;
  • fournir et évaluer les programmes auxquels vous êtes inscrit.e.s
  • percevoir le paiement de vos dons et vos achats de billets en ligne;
  • remettre des reçus aux fins de l’impôt, le cas échéant;
  • faire le suivi des communications avec vous;
  • améliorer le site et faciliter le développement de nouveaux services, outils et fonctionnalités sur le site qui correspondent à vos besoins;
  • segmentation du marché afin d’identifier les populations cibles;
  • toute autre fin permise ou exigée par la loi.

Quand recueillons-nous vos renseignements ?

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos services et les fournissez volontairement. Par exemple, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels, si vous :

  • utilisez nos services;
  • faites un don;
  • utilisez nos outils en ligne;
  • envoyez une question ou un commentaire à notre organisation par courriel, téléphone ou par l’intermédiaire de notre Site;
  • communiquez avec une employée, bénévole administratrice par téléphone ou en personne;
  • participez à un événement organisé par l’Institut F ou associé à celui-ci;
  • affichez des commentaires, des messages ou autres contenus sur notre site ou tout autre outils électronique que nous utilisons pour garder contact avec vous;
  • vous abonnez aux communications électroniques, telles que notre bulletin électronique;
  • utilisez des fonctionnalités de notre Site qui nécessitent des renseignements personnels.
  • Les renseignements personnels affichés, utilisés ou divulgués par l’intermédiaire d’une page Twitter, d’une page Facebook ou de tout autre site de réseautage social font l’objet de la politique sur la protection des renseignements personnels de ces sites Web et ne sont pas concernés par la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Limitation de la collecte des renseignements personnels

L’Institut F détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements personnels et informe les personnes concernées de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements.  La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels et nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignement personnels.

Consentement

L’Institut F ne recueillera pas, n’utilisera pas et ne divulguera pas des renseignements personnels à votre sujet sans votre consentement. Votre consentement quant à la collecte de vos renseignements personnels peut être explicite, présumé ou implicite.

Un consentement explicite est sans équivoque et peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit.

On parle de consentement présumé lorsque le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait, du point de vue d’une personne raisonnable, jugé évident et que vous fournissez volontairement vos renseignements personnels à cette fin (par ex., vous fournissez votre adresse courriel afin de recevoir un reçu officiel par courriel).

Il y a consentement implicite lorsqu’il peut être raisonnablement conclu que vous avez accordé votre consentement en choisissant de prendre ou non des mesures spécifiques (par ex., vous ne nous avisez pas d’arrêter de vous faire parvenir des invitations à des événements par courriel).

Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels

L’Institut F n’échange pas, ne loue pas et ne vend pas de renseignements personnels à des tiers.

L’Institut F partage vos renseignements personnels seulement avec des tiers qui ont signé une entente comportant une clause de confidentialité.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

À l’instar de nombreux autres sites Web, nous utilisons une technologie standard connue sous le nom de témoins (« cookies ») pour recueillir des renseignements sur l’utilisation de notre site et son achalandage. Un témoin est un document texte très court, qui comprend souvent un identificateur unique anonyme. Quand vous visitez un site Web, le serveur de ce site demande la permission à votre ordinateur de sauvegarder ce fichier dans une partie de votre disque dur spécifiquement réservée aux témoins. Tous les sites Web peuvent envoyer leurs propres témoins si les options de votre navigateur le permettent, mais votre navigateur ne permet à un site Web d’avoir accès qu’aux témoins qu’il vous a déjà envoyés, et non aux témoins qui vous ont été envoyés par d’autres sites. Les témoins sont utilisés pour consigner des renseignements que vous avez déjà fournis sur notre site et vous éviter de devoir les entrer chaque fois que vous visitez notre site afin de rendre la navigation plus simple et plus rapide. Nous utilisons également ces renseignements pour effectuer des analyses statistiques des caractéristiques et du comportement collectif de nos visiteurs aux fins d’améliorer la conception de notre site Web et d’en adapter le contenu afin qu’il réponde toujours mieux aux besoins des visiteurs. En aucun cas ces renseignements ne seront vendus ou transmis à des fins commerciales.

Notre site Web comporte des liens hypertextes vers d’autres sites. Lorsque vous quittez notre site Web en utilisant un de ces liens pour accéder à d’autres sites, vous serez soumis aux politiques de sécurité et de confidentialité de vos renseignements personnels de ces sites.

Sécurité des données

Dans le but de protéger vos renseignements personnels, l’Institut F utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité desdits renseignements.

Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé. Des protocoles protégés par mot de passe et des accès restreints sont utilisés dans le but de protéger les renseignements personnels. Malheureusement, la sécurité de toute transmission de données par Internet ne peut être entièrement garantie. Par conséquent, bien que nous soyons pleinement engagés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité de toute information ou tout renseignement personnel que vous nous fournissez.

Accessibilité et exactitude de vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous et nous répondrons à votre demande selon les délais prévus par les lois applicables. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Une telle demande d’accès est sans frais sauf si des frais de retranscription, de reproduction ou de transmission sont applicables. Le cas échéant, GCV Informatique fournira à la personne concernée une estimation de ces frais. La personne concernée disposera de trente (30 jours) pour approuver ou refuser les frais. Si aucune réponse n’est reçue dans le délai prescrit, la demande sera considérée comme nulle.

Remarquez que nous ne pouvons pas autoriser l’accès à vos renseignements personnels lorsque ceux-ci ne peuvent être séparés des renseignements sur d’autres personnes, ne peuvent être divulgués pour des raisons de sécurité ou de secret commercial, ou sont protégés par un privilège juridique. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner l’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons des raisons du refus d’accès.

Vous pouvez demander qu’une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que vous identifiez être inexacts ou incomplets. Au besoin, les changements seront également transmis aux tiers pertinents ayant accès à ces renseignements.

Les demandes d’accès aux renseignements personnels sont traitées dans les 30 jours suivant la réception de la demande formelle. Dans l’impossibilité de respecter ce délai, GCV Informatique avisera la personne concernée par écrit.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels : Asmaa Ibnouzahir

Téléphone : 514 447-8159

Courriel : protection@institutf.org